Голодные гости – недовольные гости. И пусть в нас первым бросит камень тот, кто попытается оспорить эту древнюю как мир аксиому!
С самых стародавних времён одним из важнейших критериев гостеприимства считался обильный и разнообразный стол с угощениями на любой вкус. Собственно, и по сей день радушность и старания хозяев измеряются во многом тем, насколько сытыми ушли от вас гости.
Когда мы организуем любое мероприятие, будь то презентация нового строительного объекта компании или автомобильная премьера, то хотим, чтобы всё прошло идеально: организаторы в лице event-агентства чутко и незаметно координировали всех участников процесса так, чтобы не допускать ни одной неловкой паузы или технического сбоя; приглашённые артисты как следует развеселили и расшевелили всех собравшихся, зарядив их надолго позитивом и энергией; и немаловажно, чтобы при этом стол с угощениями своим разнообразием, внешним видом и вкусом смог удивить даже завзятых гурманов!
К сожалению, иногда случается так, что вы вкладываете в событие всю душу и всё своё время, но на площадке во время подготовки и, что гораздо хуже, в течение самого события, начинает твориться хаос и неразбериха… Чтобы оградить вас от подобных неприятных моментов, мы и решили поделиться с вами десятью способами того, как наверняка испортить важное для вас мероприятие. Надеемся, что наши «вредные советы» помогут вам не ошибиться с выбором партнёров и пополнят копилку ваших знаний о том, как создаются отличные события! 😉
Совет №1. Выбирайте как можно более удалённого организатора вашего мероприятия
Кто бы что ни говорил, а расстояние между вами и вашим event-агентством играет определяющую роль в качестве организуемого события. Представьте, как вам тяжело поручить открытие нового салона в Ростове агентству из Москвы… Представили? Как ради экономии бюджета вместо поиска грамотного генерального субподрядчика на месте, столичные специалисты пытаются пробиться сквозь тернии Интернета и найти для вас всех тех, кто сделает предстоящее событие действительно качественным? Поэтому настоятельно советуем вам, даже если вы находитесь далеко, выбирать организатора в том городе, где проходит мероприятие.
Совет №2. Первый попавшийся подрядчик – отличный выбор!
И правда, зачем мучиться и подолгу сравнивать, и выбирать тех, кто будет отвечать за все процессы на площадке. Не легче ли ткнуть мышкой в первый попавшийся сайт и довериться судьбе? Ну, вы всё поняли, конечно так делать не надо. С нашими рекомендациями по выбору грамотного event-агентства вам будет значительно легче сделать свой выбор. Итак, делимся:
— Обратите внимание на сайт. Хорошие агентства всегда охотно делятся своими большими успешными проектами, а картинка может много сказать вам об уровне подрядчика. Также на сайте вы сможете узнать о том, каков «стаж» агентства на рынке, как давно оно существует.
— Скорость — это важно. Далее важным критерием является скорость обработки запроса после того, как вы обратились в агентство через форму обратной связи. При этом большую роль играет компетентность сотрудников, которые с вами общаются: какие они задают вопросы, насколько быстро готовы реагировать на полученные вводные. Часто организаторы несвоевременно обрабатывают информацию и поздно доводят её до всех участников процесса подготовки. А представьте, если кейтеринговая компания только накануне события узнает, что половина ваших гостей не ест мяса? Меню не согласовано, ингредиенты не закуплены, а гости точно не будут довольны, вместо рыбы увидев на своих тарелках говяжий стейк…
— О чём вас спрашивают? По задаваемым вам вопросам вы сможете определить степень компетентности агентства. Один из ключевых вопросов, который вы должны услышать – каковы цели и задачи этого проекта? Понимание сферы деятельности заказчика – важнейший критерий успеха события.
Совет №3. Лучшее агентство – дорогое агентство.
Конечно, если вы удачно купили акции Apple, или нашли нефть во дворе своего частного дома – денег у вас куры не клюют. А значит цена вопроса для вас не играет роли. Но если вам важно рационально подходить к своему бизнесу, вы будете искать подрядчика в лучшем соотношении цена/качество. В данном случае советуем пользоваться принципом «золотой середины» – разумеется если по остальным критериям агентство вас полностью устраивает. Разумно будет уточнить, готово ли агентство кредитовать ваше мероприятие, если вы рассчитываете на долгосрочные отношения с партнёром. А также обладает ли ваш будущий исполнитель собственной материально-технической базой.
Совет №4. Не слушайте рекомендаций по выбору организатора.
И правда, кто лучше вас ориентируется на рынке event-услуг? Уж точно не кейтеринговая компания, с которой вы не один год работаете и провели кучу классных мероприятий! 😉 Любой, кто работает в тесной связке с организатором, видит все его сильные и слабые стороны. Поэтому не стесняйтесь задать своим подрядчикам вопрос, кого бы они посоветовали в качестве гуру проведения самых разных событий! Основная ваша цель, как заказчика – сложить из разных элементов ту самую мозаику идеальной команды, благодаря которой мероприятие пройдёт на высшем уровне!
Совет №5. Постоянно меняйте условия игры. И чем ближе к событию – тем лучше.
Отсутствие грамотного планирования деталей погубило на нашей памяти не одно мероприятие. Например, клиент выбирает московского подрядчика для организации события в Ростове. На протяжении трёх месяцев идёт обсуждение не прекращающихся согласований. Мы получаем невероятное количество мелких правок. Некоторые из них поступают за 5 часов до старта самого мероприятия. Для кейтеринговой службы такой уровень организации — катастрофа! Ведь невозможно гарантировать своевременность и качество того, о чём ты узнал буквально накануне события.
От одного из проектов нам и вовсе пришлось отказаться. Причина проста – организатор выставляет требования по определённому виду мебели и особенному текстилю, который подходит по цветовой гамме к основному оформлению площадки. Мероприятие завтра, всё оплачено, а в день перед событие мы узнаём, что на завтра эта мебель уже не нужна, да и текстиль, который был найден с таким трудом, заказчику без надобности. Уверены, что агентство, которое во всём потакает заказчику и не может правильно сформулировать чек-лист и порядок согласования деталей, не способно сделать по-настоящему качественное событие. А значит, не принесёт вашей задумке желаемого успеха.
Главное – не бояться слышать слово «нет» от организатора или подрядчика, если это аргументированная позиция. Правильный организатор и исполнитель не будут стараться во всём угодить клиенту, а поставят своей целью провести мероприятие на высшем уровне, для чего станут руководствоваться собственным опытом в интересах и во благо заказчика.
Совет №6. Вовсе откажитесь от услуг профессиональных организаторов, особенно если не имеете опыта в event-индустрии.
Конечно, возможно, что вы или ваши сотрудники всё свободное от работы время посвящают изучению специфики работы событийного или кейтерингового агентства. В таком случае, вы можете попробовать сэкономить на оплате труда организатора мероприятия, но советуем трезво оценить риск провала из-за незнания специфических особенностей составляющих работы event-агентства.
Если вы всё же решили взять на себя всю координацию на площадке, постарайтесь выделить ответственных сотрудников, которые будут встречать подрядчика на площадке, обеспечивать ему беспрепятственный доступ на все объекты и координировать всю работу в ходе мероприятия.
Совет №7. Не посвящайте тех, кто кормит ваших гостей, в детали мероприятия.
Ну действительно, зачем кейтерам знать, что ваши гости, к примеру, не едят мясо? Или придерживаются диеты или системы правильного питания? Чтобы максимально подготовиться к общению с кейтеринговой службой, делимся с вами простыми советами, как выстроить диалог с теми, кто будет вкусно кормить ваших гостей.
— Определитесь с тем, когда и где будет проходить мероприятие. Если площадка не определена, мы часто даём советы, исходя из своего большого опыта организации выездного кейтерингового обслуживания. Далее следует численность гостей, разграничение по гендерному признаку, предпочтения в еде. Также немаловажным будет продолжительность мероприятия, а по технической части – возможность монтажа/демонтажа оборудования на площадке.
— Дайте кейтерам задачу, отталкиваясь от целей вашего события. Выездное ресторанное обслуживание на презентации новой модели автомобиля будет существенно отличаться от корпоративного мероприятия для ваших сотрудников.
— Тщательно продумайте тайминг. Если вы хотите организовать мероприятие рано утром, позаботьтесь о том, чтобы у всех организаторов допуск на площадку для монтажа конструкций и расстановки мебели был не позднее, чем за несколько часов до старта. Кейтеринговая компания – не скатерть-самобранка, и ей тоже нужно время на подготовку!
Совет №8. Не встречайтесь с кейтеринговой службой на площадке заранее и не предоставляйте подробный план помещения и размещения в нём зон для гостей.
Что? Сегодня ещё остались такие кейтеринговые компании, чьи менеджеры не обладают даром телепатии? Ну, знаете…
Если серьёзно – особенности вашей площадки играют очень важную, если не ключевую роль в том, насколько подрядчики чётко сработают до и во время мероприятия. А значит и в том, насколько довольными останутся ваши гости! Поэтому советуем встретиться с кейтеринговой службой для обсуждения всех деталей непосредственно там, где им предстоит работать. Обсудите все нюансы, пройдитесь по всем локациям.
Если ваш объект находится далеко за городом, это тем более важно – ни одно агентство не сможет оперативно в день мероприятия привлечь на площадку дополнительных людей, если ехать к вам на строящийся завод нужно 200 километров. Также предусмотрите возможность беспрепятственного прохода сотрудников агентства на все локации и внесите их в списки допуска, если объект режимный.
Совет №9. Не помогайте тем, кто делает для вас мероприятие.
Если «за всё уплочено», то зачем вам самим в чём-то помогать организаторам? Не надо идти им навстречу, выделяя из своего штата ответственных за мероприятие сотрудников. А в том, что касается организации выездного обслуживания, так и вовсе не стоит упрощать исполнителю задачу – пусть справляется сам. Только вот всё дело в том, что, если вы не позаботились о месте на площадке, где будет организована специальная стерильная зона, не рассчитывайте на исключительные вкусовые качества блюд. Скорее всего, всё будет готовиться заранее, а значит свежесть еды вы получите не максимальную.
Между тем, если вы позаботитесь о создании такой зоны, кейтеры легко организуют в ней приготовление всех блюд «из-под ножа». Там компания создаст условия, максимально приближенные к тем, что должны быть на кулинарном производстве. На такой площадке обязательно должен быть доступ к проточной воде. Если мероприятие планируется на свежем воздухе – специалисты без проблем поставят изолированный от воздействий окружающей среды шатёр и организуют рукомойники.
Совет №10. Ни в коем случае не сообщайте о рамках бюджета.
Действительно, чем дольше и безрезультатнее будет процесс согласования меню для вашего мероприятия, тем проще специалистам по выездному ресторанному обслуживанию будет создать идеальный список блюд, отвечающий всем требованиям и гостей, и бюджета.
Например, в нашей практике был случай, когда компания захотела организовать меню по принципу правильного питания (много фруктов и зелени, особый хлеб, буженина только определённого вида). Мы долго совещались всем коллективом, какие блюда лучшего всего подать в рамках заданных критериев. А когда всё подготовили и сообщили заказчику цену – узнали, что бюджет мероприятия не предусматривает расходов, необходимых на закупку специальных продуктов (ведь пп-еда стоит значительно дороже «традиционной»). В итоге заказчик выбрал обычное фуршетное меню, которое вписалось в рамки бюджета.
Поэтому хотим дать совет не стесняться говорить о том, на какую сумму вы рассчитываете кормить своих гостей. Не бойтесь того, что, назвав цену, вы отпугнёте своего подрядчика – настоящие профессионалы готовы работать в любом ценовом диапазоне, а не выбирать клиента побогаче. Называя удобную для вас стоимость, вы экономите массу времени себе и своим партнёрам по событию.
Искренне надеемся, что наши рекомендации помогут вам создавать мероприятия самого высокого уровня. А разговоры об идеально подобранном меню не будут умолкать ещё многие месяцы!
